„Das Leben ist doch keine To-do-Liste“

Jahren konnte man noch relativ leicht die Tür hinter sich abschließen, sich für ein paar Stunden aus dem Tagesgeschäft zurückziehen und konzentriert an einer Aufgabe arbeiten. Einmal am Tag kam die Post, gelegentlich klingelte das Telefon. Mehr Ablenkungen und Impulse von außen gab es nicht. Heute ist unser Arbeitsalltag viel hektischer und störanfälliger. Wir sitzen in Großraumbüros, Kollegen haben Fragen, laufend kommen neue Mails, das Handy blinkt, WhatsApp zeigt neue Nachrichten an. Im Minutentakt erhalten wir Signale mit hohem Aufforderungscharakter. Und wir haben noch nicht gelernt, damit gut umzugehen. Wir müssen Ursachenforschung betreiben, bevor wir uns ein Rezept ausstellen.

Sie meinen: eine Anamnese machen? Wie beim Arzt?

Genau. Ein guter Arzt interessiert sich dafür, wann und unter welchen Bedingungen ein Symptom auftritt und wann nicht. Die spannende Frage ist: Wann ist es leicht, bei einer Aufgabe zu bleiben, die wir uns gestellt haben? Wann lassen wir uns immer wieder herausreißen? Die Antwort auf diese Frage fällt sehr verschieden aus. Ich unterscheide zwischen unterschiedlichen Talent- und Temperamentstypen. Der systematische Typ nimmt sich vor, zwei, drei Stunden an einer Aufgabe zu arbeiten, und bleibt stoisch so lange dran, bis er fertig ist. Er hat eine starke innere Motivation, Dinge anzufangen und zu Ende zu bringen.

Und was ist mit den anderen, die Sie kreative Chaoten nennen?

Für kreative Chaoten und Ideensprudler ist Abwechslung ein Lebenselixier. Für sie ist es eine Qual, stundenlang bei einer Sache zu bleiben. Die Lust, Neues zu entdecken und auszuprobieren, ist sehr stark. Deshalb lassen sie sich von allem, was an neuen Impulsen kommt, schnell anstecken und wegreißen, weil sie es so spannend finden, den Link, den der Kollege geschickt hat, zu verfolgen oder die Idee, die ihnen gerade zufliegt, weiterzuspinnen. Es ist Teil ihres Naturells, sich ablenken zu lassen. Wenn ich also feststelle, ich gehöre zu den Ideensprudlern, sollte ich nicht versuchen, aus mir auf Teufel komm raus eine Systematikerin zu machen. Das ist frustrierend und funktioniert nicht.

Was verspricht denn mehr Erfolg? Auch kreative Chaoten müssen irgendwann zu Potte kommen.

Wenn ich weiß, dass ich eher der Typ kreative Chaotin oder kreativer Chaot bin, kann ich mein Abschweifen als wichtigen Impuls betrachten und nicht als Makel, für den ich mich beschimpfe. Das Abschweifen hat eine wichtige Funktion. Denn würde ich den Impuls, auf Neues anzuspringen, vollkommen unterdrücken, ginge es mir nicht gut. Entscheidend ist, eine gute Balance zu finden. Ich kann beispielsweise mit Rücksicht auf meine innere Struktur meine Aufgaben bewusst in kleinere Häppchen aufteilen. Vielleicht nehme ich mir vor, eine halbe Stunde konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten. Danach suche ich mir eine kleine Abwechslung und kehre dann wieder zu meiner Aufgabe zurück.

Die Typologie, die ich in meinen Büchern entwickelt habe, wird auch durch die Organisationspsychologie unterfüttert. Danach gibt es grob gesagt Platten- und Mosaikarbeiter. Die Plattenarbeiter laufen zur Hochform auf, wenn sie eine größere Zeitplatte vor sich haben. Die Mosaikarbeiter sind am produktivsten, wenn sie in kleinen Häppchen an Themen herangehen können. Für Letztere ist es wichtig, sich am Ende des Tages Teilerfolge bewusstzumachen und den Fokus auf die kleinen Schritte zu richten. Sie sollten sich auf keinen Fall mit Plattenarbeitern vergleichen, die morgens früh ins Büro reingehen und mittags mit einer fertigen Präsentation rauskommen.

Das ist sicher gut umzusetzen, wenn man sich seine Zeit selbstbestimmt einteilen kann. Aber wie geht das bei strengen Aufgaben- und Zeitvorgaben?

Natürlich ist es an bestimmten Arbeitsplätzen schwierig, sich zum konzentrierten Arbeiten zurückzuziehen. Wer am Helpdesk arbeitet, muss auf Anfragen sofort reagieren. Das gilt jedoch für die wenigsten Jobs. Deshalb empfehle ich, sich im Laufe einer Woche störungsfreie Zeiten einzurichten und mit einer Stunde pro Woche anzufangen und diese Zeitinsel, wenn es gut läuft, weiter auszubauen.

Es gibt aber nicht nur die Unterbrechungen von außen. Wir lassen uns auch durch innere Impulse ablenken. Wir verspüren Unlust, private Probleme nehmen uns gefangen, oder wir machen uns Sorgen um die Kollegin, die so bedrückt aussieht.

Auch da gibt es große Unterschiede. Empathische Menschen, die aufblühen, wenn sie anderen unter die Arme greifen können, lassen sich schnell von ihren eigenen Vorhaben ablenken. Es genügt schon, dass eine Kollegin am Schreibtisch vorbeigeht und stöhnt. Sofort spürt Hanni Herzlich, so nenne ich diesen Talenttyp, das dringende Bedürfnis zu helfen und fragt: „Was ist denn los? Brauchst du Unterstützung?“ Und schwups ist sie die nächste halbe Stunde mit der Exceltabelle ihrer Kollegin beschäftigt. Hilfsbereitschaft ist ein netter Zug, wenn man Zeit hat, aber wenn die eigenen Aufgaben auf der Strecke bleiben, wird es schwierig. Interessanterweise müssen die Hanni Herzlichs gar nicht lernen, nein zu sagen. Es genügt völlig, nicht ja zu sagen. Ganz konkret: Die Kollegin geht stöhnend vorbei. Ich nehme meinen Impuls wahr, sofort Hilfe anzubieten, tue aber ganz bewusst nichts. Ich atme ein, ich atme aus und steige nicht darauf ein. Und wenn dann nichts weiter kommt, arbeite ich seelenruhig weiter.

Und wenn die Arbeit im Großen und Ganzen Spaß macht und trotzdem abends die Unzufriedenheit da ist, nicht genug geschafft zu haben?

Um der nagenden Unzufriedenheit, nichts geschafft zu haben, entgegenzuwirken, empfehle ich, abends nochmal gedanklich durch den Tag zu gehen und sich eine geistige Notiz zu machen. Was ist mir heute gelungen? Wo bin ich einen Schritt weitergekommen? Was war gut? Nicht nur wenn ich Ergebnisse produziere, bin ich erfolgreich, sondern auch wenn ich etwas tue oder erlebe, was mir wichtig ist. Das Leben ist doch keine To-do-Liste. Natürlich ist es sehr befriedigend, etwas abzuschließen, aber auch die Teilschritte zählen und die guten Momente. Wenn ich mit den Kolleginnen in der Kaffeeküche herzhaft gelacht habe und lecker mittagessen war, ist das doch auch wichtig.